Spotkania biznesowe a różnice kulturowe: Chiny

spotkania-biznesowe-a-roznice-kulturowe-chiny

Jak wykorzystać wiedzę o różnicach kulturowych, by odnosić sukcesy w rozmowach biznesowych z partnerami z innych krajów? To jedno z najczęściej zadawanych pytań, z którymi spotykam się podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń dla firm, które przygotowują się do udziału w zagranicznych targach branżowych lub misjach handlowych. Odpowiedzi na to pytanie jest tyle, ile jest rynków, które nas interesują, dlatego każdemu z nich poświęcimy oddzielny artykuł. Zaczniemy od Chin.

Dlaczego Chiny?
To liczące ponad 1,3 mld mieszkańców, najludniejsze państwo świata jest wg PKB drugą po USA światową gospodarką. Chińska Republika Ludowa, która w tym roku obchodzi swoje 70. urodziny, to nie tylko globalny lider w produkcji odzieży. Chiny w roku 2019 staną się (wg danych Euromonitor) największym na świecie rynkiem zbytu dla branży fashion detronizując USA. Sprzedaż w tym roku osiągnie wartość 121 mld USD (25-procentowy wzrost vs 2018). Wiedza o tym, jak rozmawiać z Chińczykami, może się więc przydać zarówno importerom, jak i eksporterom.

Na co warto zwrócić uwagę podczas rozmów z Chińczykami?
Wzajemny szacunek i budowanie dobrych relacji są dla Chińczyków priorytetem. Spóźnienie na umówione spotkanie, które np. w USA potraktowano by jako brak profesjonalizmu (naszego i naszej firmy), przez chińskich partnerów zostanie odebrane jako osobista obraza i brak szacunku dla rozmówcy. Warto pojawić się nieco wcześniej, ale nie nazbyt wcześnie. Podczas rozmów biznesowych optymalnym ubiorem dla mężczyzny jest garnitur lub ubiór koordynowany (marynarka, spodnie, krawat), a dla kobiety garnitur (żakiet ze spodiami lub spódnicą) lub sukienka. Najlepiej wybrać ciemny lub neutralny kolor, unikać bieli i zbyt żywych kolorów, postrzeganych jako agresywne.

Hierarchia w Chinach ma duże znaczenie
Chcąc zapewnić sobie obecność w spotkaniu wysokiej rangi przedstawicieli strony chińskiej, należy oddelegować na spotkanie osoby o podobnej pozycji w firmie i uprzedzić o tym wcześniej drugą stronę. Prezes chińskiej firmy może nie chcieć się spotkać z reprezentującym nas menedżerem sprzedaży czy z przedstawicielem handlowym.
Przewodniczący delegacji wchodzi do miejsca spotkania i wita się z uczestnikami jako pierwszy, a po nim witają się następne osoby w kolejności od najwyższego stanowiska do najniższego.

Przestrzegaj ceremoniału powitania i wręczania wizytówek
Ceremonialność to ważna cecha chińskiej kultury. Chińczycy zazwyczaj podają rękę dłużej i delikatniej niż Europejczycy. Wizytówka reprezentuje osobę, dlatego sposób traktowania wizytówki świadczy o szacunku, jakim darzymy jej właściciela. Wizytówki wręczamy i przyjmujemy oburącz. Szacunek, jakim darzymy drugą stronę, możemy dodatkowo okazać lekkim skinieniem głowy podczas wręczania wizytówki. Pamiętamy, by była ułożona frontem do rozmówcy, aby łatwo mógł ją przeczytać. Jeśli nasza wizytówka jest z drugiej strony w języku chińskim, to zdobyliśmy dodatkowe punkty. Czasem przez recepcję hotelową możemy zorganizować takie wizytówki w ciągu jednego dnia i za przystępną cenę. My też od razu czytamy wizytówkę partnera, by okazać, jak dla nas jest ważny. Przy okazji poznajemy jego tytuł i nazwisko (które na chińskiej wizytówce występuje zwykle przed imieniem), by wiedzieć, jak mamy się zwracać do danej osoby.

Natychmiastowe schowanie wizytówki do kieszeni jest nietaktem. Najlepiej, gdy z pietyzmem położymy ją przed sobą na stole, by mieć ją przed oczami podczas całego spotkania. Nie wolno nam na niej robić notatek, a już użycie do tego czerwonego tuszu byłoby jawną prowokacją. Późniejsze schowanie wizytówki w eleganckim wizytowniku będzie wisienką na torcie całego ceremoniału i potwierdzi nasze maniery światowca.

Jak rozmawiać
Najczęściej po wzajemnym przedstawieniu się i zajęciu miejsc chiński gospodarz zaczyna spotkanie od mowy powitalnej. Powinniśmy odwdzięczyć się tym samym. W odróżnieniu od Amerykanów hołdujących dewizie „czas to pieniądz”, Chińczycy uważają, że „czas to czas, a pieniądz to pieniądz”. Dlatego przed przejściem do zasadniczego tematu spotkania, chętnie porozmawiają z nami na „luźniejsze” tematy, by zbudować przyjazną atmosferę i lepiej nas poznać. Podobnie jak w innych krajach, warto unikać tematów związanych z seksem, religią i polityką. W Chinach należy w szczególności unikać takich tematów, jak: prawa człowieka, Tajwan czy Tybet.

Chińskie przysłowie mówi, że „człowiek bez uśmiechniętej twarzy nie powinien otwierać sklepu”. Warto się uśmiechać i okazywać poczucie humoru, ale nie żartować, a już na pewno z obywateli Państwa Środka i z tego, co chińskie, o czym przekonała się niedawno jedna ze światowych marek modowych, która nie przewidziała krytycznej reakcji Chińczyków na nieprzemyślaną komunikację marketingową.

W odróżnieniu od naturalnej dla Europejczyków komunikacji nisko kontekstowej, w której dominują proste i jasne sformułowania, Chińczyków charakteryzuje wysoko kontekstowy sposób wypowiadania się, w którym jest wiele wypowiedzi „nie wprost”, metafor, aluzji, wymagających od nas domyślania się treści przekazu, czytania „między wierszami”, bacznego śledzenia mowy ciała. Działamy zgodnie z chińskim przysłowiem „miej oczy szeroko otwarte, a usta otwieraj powoli”. Czasem warto zastosować parafrazę i zadać dodatkowe pytania (ale nie przypierać partnera do muru), by upewnić się, że obydwie strony mają na myśli to samo.

Ważniejsze od wyniku rozmów jest dla Chińczyków zachowanie twarzy, dlatego na przykład jako niewłaściwe uważane jest powiedzenie komuś wprost słowa „nie”. Zamiast stwierdzenia, że coś jest nie możliwe, usłyszymy raczej „pomyślimy nad tym”, „to będzie trudne”, „spróbujemy to zrobić” i takich samych zwrotów druga strona oczekuje od nas. Warto nastawić się na słuchanie, czasem dłuższe wypowiedzi i chwile ciszy.

Przepraszanie przyjęte jest tu jako wyraz grzeczności, a nie słabość. Ważne jest też to, w jaki sposób mówimy. Brak umiejętności panowania nad negatywnymi emocjami, podnoszenie głosu czy nawet krzyczenie absolutnie dyskredytują rozmówcę, będąc również powodem „utraty twarzy”. Chińczycy cenią sobie harmonię, są więc zawsze mili, spokojni, zrównoważeni, oczekując od nas takiego samego zachowania.

Różnice w mowie ciała widoczne są m.in. w wielkości strefy przestrzeni osobistej, która u Chińczyków jest nieco mniejsza niż u nas, dlatego podczas rozmowy nie powinno nas zdziwić skracanie przez nich dzielącego nas dystansu. Krótsze utrzymywanie kontaktu wzrokowego przez Chińczyków nie świadczy o ukrytych zamiarach czy chęci oszukania nas, lecz jest objawem szacunku. Zbyt głośny śmiech, jak też pokazywanie małego palca są w złym tonie.

A co z prezentami?
Wręczanie prezentów jest w Azji ważnym ceremoniałem. Sam kiedyś byłem miło zaskoczony, gdy po moim wykładzie w Hongkongu czy Mumbaju organizatorzy wręczali mi drobny upominek lub pamiątkową paterę, z czym nie spotkałem się po swoich wystąpieniach w Las Vegas, Toronto czy w miastach Europy. Chińczycy lubią otrzymywać prezenty, ale nie czują się dobrze, gdy są tym zaskakiwani, bo zakłopotanie wynikające z niemożności odwdzięczenia się upominkiem to też „utrata twarzy”. Powinniśmy wcześniej uprzedzić o zamiarze wręczenia prezentu. W odróżnieniu od europejskich zwyczajów, nie należy otwierać prezentu przy wręczającym, o ile sam nas o to nie poprosi. Ryzyko naszego rozczarowania prezentem lub jego niższa wartość od tego, który sami wręczyliśmy, może prowadzić do zakłopotania darczyńcy. Jakich prezentów nie wręczać? W języku chińskim, „dać zegar” brzmi podobnie do „odwiedzić umierającego rodzica”, więc lepiej zrezygnować z wręczania zegarków. Nakrycie głowy w kolorze zielonym symbolizuje „zdradzanego męża”, więc lepiej zrezygnować z takiego upominku.

Każdy kraj ma swoje przesądy i symbolikę kolorów
Cyfra „cztery” brzmi po chińsku jak słowo „śmierć”, dlatego postrzegana jest jako pechowa, stąd na przykład w hotelu zamiast czwartego piętra możemy znaleźć poziom „3a”. Warto o tym pamiętać, kwaterując w hotelu chińskich gości, którzy przyjadą do nas z rewizytą. Rolę naszej szczęśliwej siódemki pełni w Chinach ósemka, a dziewiątka symbolizuje długie życie. Kolor czerwony, kojarzony w Europie z adrenaliną (stąd czerwone Ferrari), seksem czy napisami reklamowymi, w Chinach postrzegany jest jako kolor szczęścia. Pamiętam, jak moja chińska koleżanka podziwiała w Warszawie czerwoną sukienkę mówiąc, że mogłaby pasować do ślubu. O białej nie chciała słyszeć. W Polsce to kolor czystości i niewinności, w Chinach śmierci i żałoby. Dobrze jest o tym pamiętać przy różnych okazjach, począwszy od ubioru i opakowania prezentów (kombinacja czerwieni ze złotem świetnie się tu sprawdzi) po wygląd stoiska targowego.

Czy warto poświęcić czas na wspólny posiłek?
To, z jakim człowiekiem mamy współpracować, jest często dla Chińczyków ważniejsze niż firma, którą on reprezentuje. W końcu to ludzie robią z sobą interesy, a nie instytucje. Wspólny posiłek to świetna okazja do wzajemnego poznania się, również od tej bardziej prywatnej strony, a także szansa na nawiązanie relacji, które podczas negocjacji mogą pomóc w ich sprawnym przeprowadzeniu. Tradycja spotkań w restauracjach to także efekt zamiłowania do wspólnego biesiadowania. Zaproszenie na wspólny posiłek trzeba po prostu przyjąć.

Gdy dowiedziałem się tego kiedyś z książki o biznesie w Chinach, którą przeczytałem w samolocie do Hongkongu, zastosowałem tę wiedzę na miejscu w praktyce i wracałem z powrotem z kontraktem reklamowym. Chińczycy cieszą się, gdy smakuje nam ich kuchnia i wspólnie próbujemy różnych potraw i napojów. Siorbanie, bekanie czy wypluwanie kostek jest dla nas tak samo mało zrozumiałe jak dla Chińczyków kichanie czy wycieranie nosa przy stole. Chińscy partnerzy chętnie wznoszą toasty i kosztują z gośćmi mocne alkohole, starają się jednak nie upijać, bo każda forma braku samokontroli to „utrata twarzy”.

Chińska szkoła negocjacji
W odróżnieniu od Europejczyków czy Amerykanów, Chińczycy mają czas i poświęcają go więcej na tworzenie atmosfery sprzyjającej negocjacjom. Czasem powołują się na zbudowane w ten sposób relacje, by osiągnąć zamierzone cele. Trzeba uzbroić się w cierpliwość i unikać stawiania chińskich partnerów pod presją czasu. Nie należy się dziwić, gdy negocjacje są przedłużane poza planowany termin, by zyskać od nas dodatkowe ustępstwa. Chociaż Chińczycy z reguły unikają okazywania złości, to czasem to robią, by dodatkowo coś ugrać. Z drugiej strony stosowanie w stosunku do nich agresywnych technik negocjacyjnych w praktyce się nie sprawdza.

Uśmiech nie musi oznaczać zgody ze strony chińskiego negocjatora, mogąc być jedynie sygnałem „rozumiem cię”. Samodzielne prowadzenie negocjacji może być odebrane jako brak poważania dla partnera, dlatego lepiej postawić na grę zespołową. W przeciwieństwie do europejskiej kultury jednostki w Chinach dominuje kultura zbiorowości, dlatego podczas rozmów należy zwracać się do wszystkich uczestników chińskiego zespołu negocjacyjnego. Zawsze warto zabrać z sobą na rozmowy własnego tłumacza. Zgodnie z chińskim podejściem do hierarchiczności wiek i koneksje mogą być ważniejsze niż zajmowane stanowisko w firmie, dlatego warto szybko ustalić, kto w zespole partnerów jest osobą decyzyjną. Chociaż po stronie chińskiej często zdarza się, że decyzję podejmuje osoba niebiorąca udziału w negocjacjach, to dobrze jest by w Twoim zespole był ktoś, kto jest władny podjąć ostateczną decyzję. Kobieta jako menadżer czy właściciel firmy to w Chinach codzienność, dlatego kobieta na równi może być szefem delegacji i przewodzić negocjacjom.

Dla Chińczyków negocjacje to gra, podczas której lubią obserwować, jak czynisz kolejne ustępstwa, dlatego za każde z nich żądaj czegoś w zamian i miej spory zapas zgodnie z zasadą „żądaj więcej, bo i tak dostaniesz mniej”. W Chinach ustna umowa jest często ważniejsza od pisemnej, dlatego sam powinieneś dopilnować jej podpisania i zapisania wszystkich ustaleń. Jeśli jeszcze nie przeczytałeś „Sztuki wojennej” Sun Zi, to zrób to, by lepiej poznać strategie, do których często nawiązują chińscy negocjatorzy. Jedna z nich mówi, że „wojna to sztuka wprowadzania w błąd”, dlatego wszystko sprawdzaj i nigdy nie odsłaniaj swoich kart.

O czym jeszcze warto pamiętać?
Dobrze jest zadbać o podtrzymywanie relacji pomiędzy spotkaniami, tym bardziej że w Chinach podchodzi się do nich bardziej długookresowo niż w Europie. Pamiętaj o ważnych dla chińskiego partnera datach i złożeniu mu życzeń np. z okazji rozpoczęcia chińskiego nowego roku.
Odwiedzając w styczniu w Mediolanie ulicę via Monte Napoleone (słynną ze sklepów tak renomowanych marek, jak Gucci, Prada czy Versace) na wielu wystawach widziałem noworoczne życzenia składane chińskim klientom, by zyskać sobie ich przychylność. W jednym ze sklepów spotkałem nawet bardzo sympatyczną Chinkę, która piękną kaligrafią zdobiła kartki z życzeniami dla klientów. Bohaterką nowego chińskiego roku, który rozpoczął się 5 lutego, jest świnia, co ma być wróżbą dostatku, którego Ci serdecznie życzę.

Jerzy-Osika-eskpert-rynki-zagraniczneAutor tekstu: Jerzy Osika, ekspert ds. sprzedaży, retailu i rynków zagranicznych. Targowy obieżyświat, regularnie odwiedzający kilkadziesiąt wydarzeń wystawienniczych w Europie, Azji, Ameryce Północnej i Południowej. Wykładowca na międzynarodowych targach i konferencjach (m.in. w Las Vegas, Toronto, Hongkongu, Mumbaju, Frankfurcie, Lipsku, Walencji, Porto, Kijowie). Członek jury konkursów w Polsce (m.in. Ekspozycja Roku) i za granicą (m.in. Global Innovation Awards w Chicago, RetailMe Awards w Dubaju, RetailMe Awards KSA w Jeddah w Arabii Saudyjskiej, przedstawiciel Polski w Radzie Ekspertów światowego konkursu Euroshop Retail Design Award). Właściciel i prezes firmy Promedia.

Data publikacji: 30.05.2019
Przeczytaj również

Handel:
(E-BOOK) Jak prowadzić z sukcesem e-commerce w modzie
Nawet do 75% użytkowników, którzy dodają produkt do koszyka, nie finalizuje transakcji. Jak z sukcesem poprowadzić klienta przez całą ścieżkę zakupową? Na co zwrócić… więcej »
Handel:
Digitalizacja to przyszłość branży retail – wyniki ankiety Comarch
Digitalizacja i nowe technologie szturmem podbijają branżę handlu detalicznego. Przedsiębiorcy sięgają po rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji, Internetu Rzeczy i… więcej »
Handel:
Moda na Łódź! OFF Piotrkowska Center otwiera się na branżę fashion
OFF Piotrkowska Center, miejsce o kultowym już statusie na mapie Łodzi, wznosi się na nowy poziom doświadczeń. Tętniący życiem teren dawnej fabryki Ramischa zazieleni się… więcej »