Rozwinięcie działalności na zagraniczne rynki może stanowić niezwykle obiecującą szansę dla przedsiębiorców, która otworzy nowe horyzonty rozwoju i zwiększy zasięg oraz liczbę potencjalnych klientów. Niemniej jednak, nie należy bagatelizować licznych wyzwań prawnych, jakie mogą towarzyszyć ekspansji poza granice kraju i warto poznać pięć kluczowych kwestii prawnych, które powinno się wziąć pod uwagę podczas planowania strategii biznesowej.

Ekspansja stanowi kluczowy element strategii rozwoju dla wielu przedsiębiorstw, otwierając możliwość osiągnięcia nowych obszarów wzrostu oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku globalnym. Ten proces nie polega jedynie na fizycznym wejściu na rynki obcych państw, ale zwłaszcza na procedurze dostosowania działalności do różnorodnych warunków rynkowych, językowych, kulturowych i prawnych, które mogą być decydującym czynnikiem w sukcesie przeprowadzanej ekspansji.

Pierwszym krokiem ekspansji, który przedsiębiorca powinien podjąć jeszcze przed przygotowaniem nowej strategii biznesowej, jest skrupulatna analiza czynników wewnętrznych oraz zewnętrznych, która pozwoli na zrozumienie mechanizmów docelowego rynku oraz  kultury panującej w danym państwie czy nawet jego konkretnym rejonie. Precyzyjnie dokonana analiza pozwala na świadome podjęcie decyzji o ekspansji.

Skąd w ogóle bierze się potrzeba rozszerzenia działalności na obce rynki? Może zależeć od wielu czynników, jednak najczęściej jest to osiągnięcie maksymalnego potencjału na rodzimym rynku lub chęć zdywersyfikowania ryzyka poprzez obecność na wielu rynkach. Ekspansja ma na celu przede wszystkim poszerzenie bazy klientów oraz zwiększenie zysków czy rozpoznawalności marki.

Drugim krokiem jest opracowanie skutecznej strategii ekspansji, która uwzględni różnorodne czynniki, takie jak dostępność zasobów, lokalne zapotrzebowanie, konkurencję, rynkowe trendy oraz kwestie prawne. Dzięki uprzedniej analizie rynku zagranicznego, identyfikacja potencjalnych barier oraz ryzyka pozwala na w pełni świadome planowanie dalszych etapów ekspansji. Mnogość możliwych do przyjęcia strategii może być zaskakująca, a rzetelnie dokonany proces badawczy i analityczny pozwala na dobór optymalnego planu działania
i całościowe uwzględnienie wszystkich jego aspektów – zarówno biznesowych oraz gospodarczych, jak i prawnych.

Prawne aspekty ekspansji na rynki zagraniczne to złożona problematyka, która wymaga nie tylko znajomości samych aktualnie obowiązujących przepisów systemu prawnego danego państwa, ale również lokalnej kultury prawnej oraz zasad funkcjonowania lokalnych organów, jednak warto omówić pięć kluczowych kwestii, których uwzględnienie praktycznie warunkuje efektywność rozwinięcia działalności na zagraniczne rynki.

1. Analiza lokalnego systemu prawnego

W ekspansji zagranicznej, bez względu na to, o jakim jej aspekcie mowa, pierwszym krokiem powinna być analiza zarówno przepisów obowiązujących w docelowym państwie, jak i samego systemu prawnego. Zrozumienie zarówno lokalnego prawa handlowego, cywilnego, podatkowego czy karnoskarbowego, jak i regulacji branżowych jest niezbędne dla skutecznego prowadzenia działalności na zagranicznym rynku. Ten aspekt dotyczy nie tylko kwestii prawnych, ale również niesie za sobą istotne konsekwencje dla ekonomicznego
i gospodarczego wymiaru strategii przedsiębiorstwa. Ważnym elementem analizy jest także zapoznanie się z wymogami dotyczącymi rejestracji przedsiębiorstwa, uzyskania niezbędnych licencji oraz certyfikatów oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony konsumentów. Prawidłowe wdrożenie tych wymagań pozwoli uniknąć potencjalnych konfliktów z prawem oraz zbudować zaufanie klientów na nowych rynkach.

Znajomość zagranicznych przepisów niesie ze sobą jednak pewne wyzwania. Po pierwsze, podobnie jak w języku polskim,  obcy język prawniczy może być trudny do zrozumienia dla osoby, która nie posługuje się biegle danym językiem i może swobodnie poruszać się
pośród branżowego słownictwa, dodatkowo związanego z legislacją. Po drugie, przepisy na całym świecie nieustannie ewoluują, a zachodzące zmiany trzeba na bieżąco monitorować, aby dzięki zaktualizowanej wiedzy zminimalizować ewentualne ryzyko. Nieaktualne lub niekompletne informacje mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych i finansowych, w tym do naruszenia lokalnych przepisów, co niesie za sobą ryzyko sankcji i utraty reputacji.

2. Zgodność dokumentów z lokalnym prawem

Sporządzenie dokumentów, które nie będą sprzeczne z przepisami oraz zwyczajami panującymi w danym kraju jest szczególnie istotne w przypadku dokumentów takich jak umowy oraz regulaminy sklepów internetowych, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa na nowym rynku. Tłumaczenie dokumentów zgodnie
z prawem obowiązującym w innym państwie jest zadaniem wymagającym nie tylko znajomości języka, ale także głębokiego zrozumienia lokalnych przepisów prawnych. Każde państwo posiada własny system o specyficznej strukturze, który może się znacząco różnić od innych systemów, co wymaga dokładnego zbadania i zrozumienia kontekstu prawnego. Tłumaczenie musi być precyzyjne i dokładne, aby zachować integralność dokumentów oraz zapewnić ich zgodność z przepisami oraz intencjami, którymi kierował się krajowy ustawodawca.

Sporządzenie dokumentów zgodnych z lokalnym prawem ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony interesów zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumentów. Poprawnie sformułowane umowy i regulaminy pozwalają uniknąć potencjalnych sporów prawnych oraz budują zaufanie klientów do przedsiębiorcy, co pozwala na rozwijanie relacji
z i poszerzanie bazy stałych klientów. Dostosowanie dokumentów i interfejsu sklepu internetowego do lokalnych przepisów może również przynieść dodatkowe korzyści, takie jak większa akceptacja przez klientów czy nawet dostęp do dodatkowych możliwości biznesowych, wynikających z bardziej restrykcyjnych przepisów na danym rynku.

Wniosek jest jeden: zrozumienie i stosowanie lokalnych przepisów stanowi fundament udanej ekspansji na rynki zagraniczne, zapewniając stabilność, bezpieczeństwo i zaufanie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla jego klientów.

3. Struktura prawna przedsiębiorstwa i optymalizacja podatkowa

Rozważenie struktury prawnej przedsiębiorstwa jest równie istotnym etapem przy ekspansji na rynki zagraniczne i powinno być dokładnie przemyślane. Wybór między założeniem spółki a jednoosobowej działalności gospodarczej w danym państwie wiąże się z szeregiem kwestii, o które należy zadbać.

Analiza opodatkowania, obowiązków prawnych oraz potencjalnego ryzyka jest niezbędna, aby oszacować korzyści i ewentualne niedogodności związane z wybraną formą prowadzenia działalności. Często możliwość założenia konta bankowego czy sklepu na lokalnych platformach sprzedażowych może być uzależniona od konkretnej formy działalności w danym państwie. Co więcej, przedsiębiorca, który zdecydował się na rozpoczęcie działalności
w danym państwie, zwykle cieszy się większym zaufaniem ze strony klientów, co może wpłynąć na postrzeganie jego marki na rynku zagranicznym.

Decyzja dotycząca wyboru optymalnej formy prowadzenia działalności powinna być poprzedzona starannym planowaniem i konsultacją z ekspertami prawnymi oraz doradcami podatkowymi, aby zapewnić optymalne warunki dla rozwoju przedsiębiorstwa na międzynarodowym rynku.

Warto pamiętać o dostępnych dla przedsiębiorcach uproszczeniach związanych
z rozliczeniami podatkowymi. Unijna procedura VAT One Stop Shop, znana szerzej jako VAT OSS, umożliwia dokonywanie rozliczeń podatkowych bez uprzedniej osobnej rejestracji przedsiębiorcy w każdym kraju nabywcy. Oznacza to, że przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż do kilku państw może zarejestrować się raz do VAT OSS i nie martwić się rejestracją w poszczególnych krajach.

Należy jednak upewnić się, czy będzie to korzystne rozwiązanie, zwłaszcza ze względu na możliwość przekroczenia limitów sprzedaży, które skutkuje opodatkowaniem transakcji poprzez zastosowanie stawki VAT właściwej dla docelowego państwa. Wybór opodatkowania może mieć realny wpływ na dalszy rozwój przedsiębiorstwa, co prowadzi do wniosku, że konieczne jest – ponownie – dokonanie analizy wszelkich dostępnych opcji.

4. Komunikacja w języku ojczystym klientów

Komunikacja w języku, którym klienci posługują się na co dzień, może pozwolić nie tylko na wyeliminowanie nieporozumień i konfliktów, ale przede wszystkim umożliwia dostosowanie do kultury i obyczajów danego państwa, co przekłada się na proces budowania relacji z klientami.

Sporządzenie dokumentów zgodnie z przepisami danego państwa może nie wystarczyć, jeżeli nie obejmie niuansów i barier językowych. Uwzględnienie tych czynników pozwala na zapobieżenie drobnym błędom, których efekty mogą przerosnąć oczekiwania nawet najbardziej doświadczonych na rodzimym rynku przedsiębiorców. Wszelkie państwowe organy będą oczekiwać prawidłowo sporządzonych dokumentów, co nie oznacza jedynie zgodności z prawem, ale również poprawności językowej.

Wybór języka ma znaczenie nie tylko w kontekście formalnym, który pozwala na spełnienie wymogów obowiązujących w danym państwie, ale również w kontekście kulturowym oraz gospodarczym. Warto skorzystać z pomocy osób, które dobrze znają lokalne zwyczaje
i tradycje, aby uniknąć potencjalnych faux pas i nie pozostawić złego wrażenia na klientach.

Zagwarantowanie dostępu do obsługi w lokalnym języku ma ogromny wpływ na sposób postrzegania przedsiębiorcy przez klientów – w końcu możliwość prostego i klarownego zakomunikowania swoich potrzeb lub wątpliwości, która nie wymaga skorzystania z tłumacza, buduje poczucie bezpieczeństwa i wpływa zachęcająco do skorzystania z usług przedsiębiorcy, który wykazuje inicjatywę w zrozumieniu swojego klienta i wychodzi naprzeciw jego potrzebom.  

5. Własny zagraniczny sklep internetowy… Czy konto na marketplace?

Wykorzystanie szansy, którą stwarzają zagraniczne platformy marketplace stanowi stosunkowo łatwo dostępną opcję dla przedsiębiorców rozwijających swoją działalność na zagranicznych rynkach. Taka forma sprzedaży umożliwia dostęp do szerokiej gamy rynków na całym świecie, jednak przed podjęciem decyzji o jej wybraniu warto dokładnie zrozumieć nie tylko sam fenomen marketplace’ów, ale zwłaszcza mechanizm działania poszczególnych platform sprzedażowych.

Rosnąca inflacja, czujna konkurencja oraz ożywienie sektora stacjonarnego handlu okazały się po pandemii wyzwaniami, które spowodowały, że krajowy rynek stał się zdecydowanie bardziej wymagający, a w efekcie doprowadził do poszukiwania alternatyw rozwoju poza granicami kraju.

Najczęstszą przyczyną, która odstrasza przedsiębiorców od rozpoczęcia działania na zagranicznych platformach, jest stosunkowo wysoka prowizja od transakcji, jednak należy pamiętać, że zwykły sklep internetowy również wymaga nakładów, chociażby na działania marketingowe. To nieco wyrównuje postrzeganie tych kosztów, a najczęściej platformy mniejsze od powszechnie znanych gigantów nie pobierają aż tak wysokiej prowizji, dając dodatkowo możliwość skorzystania z bardziej atrakcyjnych warunków i mniejszej konkurencji.

Podsumowanie

Ekspansja na rynki zagraniczne nie tylko otwiera przed przedsiębiorstwem nowe możliwości rozwoju i zwiększenia zasięgu swojej działalności, ale także niesie ze sobą liczne wyzwania zarówno biznesowe, jak i prawne. Proces ekspansji poza granice kraju niesie za sobą wyjątkowe szanse, jednak jest niezwykle złożony i wymaga szczegółowego planowania oraz świadomego podejmowania decyzji. Dlatego warto mieć na uwadze, że skuteczne uniknięcie potencjalnych problemów prawnych może być kluczowe dla sukcesu tej operacji.

W obliczu różnorodności przepisów prawnych oraz odmienności kulturowej i biznesowej obowiązujących w różnych krajach, przedsiębiorca musi być przygotowany na konieczność dostosowania się do nowego otoczenia. Ekspansja na rynki zagraniczne jest procesem nie tylko ekscytującym, ale również wymagającym. Przemyślane decyzje, poprzedzone analizą oraz konsultacjami ze specjalistami mogą okazać się prawdziwym kluczem do sukcesu.

Zachęcam do udziału w konferencji Cross-Border E-commerce, podczas której opowiem
o tym, na co zwrócić uwagę podczas planowania ekspansji na rynki zagraniczne. Wraz
z zespołem ecommerce.legal chętnie odpowiemy na Twoje pytania i porozmawiamy o nowych możliwościach dla Twojego biznesu.